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Dokumentenautomation richtig gemacht - Grundsatzfragen

Hallo Zusammen,

Dokumentenautomation ist die konsequente Folge der Standardisierung von Dokumenten. Voraussetzung ist die Entwicklung von Vertragsmustern, die anschließend automatisiert werden können. Im Rahmen einer Serie an Posts möchte ich die wesentlichen Elemente und Projektschritte für eine erfolgreiche Automation erörtern.

Am Anfang eines Automationsprojektes stellen sich eine Reihe von Grundsatzfragen, die erheblichen Einfluss auf die Erfolgschancen des Projektes haben, z.B.:

  • Welchen Zweck soll die Automation haben?
  • Welche Dokumente sollen automatisiert werden?
  • Welcher Grad der Automation soll erreicht werden?
  • Welche Ressourcen werden benötigt?

Dabei bedingen sich die Fragen teilweise gegenseitig und/ oder haben Einfluss aufeinander. Der Zweck der Automation hat z.B. in der Regel direkten Einfluss auf die Frage, welche Dokumente automatisieret werden sollen. Dies möchte ich an einem kurzen Beispiel erläutern: Als wir angefangen haben, uns mit der Automation unserer Musterdokumente auseinanderzusetzen war unser Ziel, die eigene Effizienz zu steigern, was für uns bedeutet, den Erstellungsprozess der Dokumente zu beschleunigen. Dabei bestand eine Herausforderung darin, sich anfangs für einen von drei verschiedenen Dokumententypen zu entscheiden die sich in etwa wie folgt aufteilen:

  • CP Dokumente: Dies sind kurze Dokumente wie Gesellschafterbeschlüsse, Geschäftsführerbestätigungen und Vollmachten die nur wenige Seiten umfassen und nur wenige Optionalitäten umfassen;
  • Sicherheiten: Dabei handelt es sich um standardisierte Musterverträge für die Bestellung von Kreditsicherheiten, die jeweils auf die konkreten Umstände beim Sicherungsgeber angepasst werden müssen und einen Umfang zwischen 20 und 40 Seiten haben; und
  • Kreditverträge: Hier arbeiteten wir bisher auf der Basis von komplexen Vertragsmustern mit einer Vielzahl von Optionalitäten, die üblicherweise einen Umfang zwischen 100 und 200 (gelegentlich auch über 300) Seiten haben.

Während es auf den ersten Blick möglicherweise am einfachsten erscheint, die CP Dokumente zu automatisieren, führt dies in faktischer Hinsicht nur zu einer klein Effizienzsteigerung. Der Grund dafür ist in unserem Fall wie folgt: Zum einen berate ich häufig Banken, so dass die CP Dokumente von der anderen Seite erstellt werden (geringe Frequenz der Nutzung). Zum anderen besteht die wesentliche Effizienzsteigerung bei den CP Dokumenten bei der Wiederverwendung eingegebener Daten, wenn ein ganzes Set an Dokumenten erstellt werden soll (geringe zeitliche Ersparnis). Hier liegt die Effizienzsteigerung aber nur im Minutenbereich im Vergleich zum manuellen Entwerfen dieser Dokumente. Dagegen muss ein Kreditvertrag bei jeder Finanzierung erstellt werden und da dies regelmäßig der Bankenanwalt macht (hohe Frequenz der Nutzung) und dieser entsprechend lang und komplex ist, ist hier auch das Effiziensteigerungspotential am größten. Die Effizienzsteigerung beträgt hier regelmäßig mehre Stunden und hat somit auch merkliche Auswirkungen auf die Kosten (sowohl im Einzelfall als auch in der Masse).

Weiter gehts nächste Woche mit der Frage nach der Automationstiefe.

Über konstruktives Feedback würde ich mich sehr freuen!

Viele Grüße

@Burnhard

Neben der Entscheidung über den Zweck, der mit der Dokumentenautomation verfolgt wird, bildet die beabsichtigte Automationstiefe gerade bei komplexen Dokumenten einen der Kernpunkte im Rahmen eines Automationsprojektes.

Dies soll an folgenden Beispielen kurz verdeutlicht werden: Bei einfachen Dokumenten (z.B. Serienbriefen mit nur wenigen Variablen (z.B. Kinder Ja/Nein)) wird regelmäßig eine Vollautomation beabsichtigt sein, um den gewünschten Zweck zu erreichen. Hier besteht eines der wesentlichen Features in der Regel in der Verknüpfung der Automation mit einer ERP Software um bereits vorhandene Daten effektiv zu nutzen und “fertige“ Dokumente zu produzieren, die keiner manuellen Nacharbeit bedürfen.

Auf komplexe Verträge, wie z.B. einen LMA basierten Kreditvertrag, übertragen würde das bedeuten, dass das Term Sheet automatisch eingelesen und KI basiert ausgewertet würde und am Ende ein unterschriftsreifer Vertrag automatisch erstellt würde. Dies dürfte heute grundsätzlich schon möglich sein, dürfte aber in der Entwicklung recht teuer werden, so dass dies zumindest aus heutiger Sicht nicht wirtschaftlich erscheint.

Als wir uns im Rahmen unseres Automationsprojektes unsere LMA basierten Musterkreditverträge angesehen haben ist uns jedoch aufgefallen, dass diese neben einer Vollautomation auch Ansatzpunkte für eine bedeutende Teilautomation boten. So sind beispielsweise einfache Plural/Singular Änderungen (z.B. “die Kreditnehmerin“/“die Kreditnehmerinnen“) in der praktischen Handhabung sehr zeitintensiv, da diese Konstellationen mehrere hundertmal in den Verträgen vorkommen. Zum anderen gibt es Sachverhaltsvarianten, die sich an mehreren Stellen widerholen, so dass hier die nur einmalige Eingabe den Prozess beschleunigt. Daneben ist uns aufgefallen, dass bei aller Standardisierung mit fortschreitender Individualisierung der Term Sheets auf die konkreten Geschäftsmodelle der Kreditnehmerinnen Einzelsachverhalte entstehen, die einer Automation nicht mehr ohne weiteres bzw. nur mit erheblichen Aufwand zugänglich sind. So enthalten z.B. die Regelungen zu den Verhaltenspflichten der Kreditnehmerin bestimmte Standardausnahmen, die dann im Rahmen der Vertragserstellung um bestimmte weitere Einzelfallspezifische Ausnahmen ergänzt oder angepasst werden. Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass die Automation von Einzelfällen fast keinen Effizienzgewinn bietet, da diese eben nur in sehr seltenen Fällen relevant sind. Hier ist es hilfreich, wenn auf Basis der vorhandenen Daten (in unserem Fall die Sammlung der von uns betreuten Verträge) ein Gefühl dafür besteht, welche Regelungen mit einer gewissen Häufigkeit vorkommen.

Bei der Entscheidung über die Automationstiefe und die einzelnen zu automatisierenden Bereich hat sich für uns das Paretoprinzip (auch bekannt als 80/20 Regel) als besonders hilfreich herausgestellt. Danach sind 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes möglich. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen dagegen 80 Prozent des Gesamtaufwandes. Durch ein realistisches Erwartungsmanagement ist es uns dadurch gelungen, bei vergleichsweise minimalen Kosten eine mächtige Teilautomation zu schaffen, die den manuellen Aufwand auf einzelfallspezifische Anpassungen minimiert. Für eine Vollautomation hätten wir dagegen einen erheblichen Mehraufwand bei eher beschränkten Nutzen gehabt.

Weiter geht es nächste Woche mit den für eine erfolgreiche Automation benötigten Ressourcen.

Viele Grüße

@Burnhard